Har du någon gång upplevt den där obehagliga känslan efter att ha tryckt på “Skicka” för tidigt i ett mejl? Med Microsoft Outlooks funktioner för återkallning och “Unsend” kan du ibland rädda dig från pinsamma situationer eller viktiga misstag. Den här omfattande guiden visar hur du ångrar skickade mejl i Outlook, inklusive Outlook 365 och Outlook 2019. Du får också veta hur du kan undvika framtida misstag genom att fördröja skickade meddelanden.
När behöver man ångra ett mejl?
Att ångra ett mejl kan vara nödvändigt när du upptäcker att du har:
- Glömt att bifoga en fil
- Skickat mejlet till fel mottagare
- Upptäckt stavfel eller grammatiska fel
Det finns dock vissa villkor för att funktionen ska fungera:
- Både avsändare och mottagare måste ha ett Microsoft 365- eller Microsoft Exchange-konto inom samma organisation.
- Båda måste använda Outlook som e-postklient.
- Mottagaren får inte ha öppnat mejlet.
- Mejlet får inte ha påverkats av spamfilter eller tillägg.
Viktiga saker att tänka på
Du kan återkalla ett mejl genom att gå till Sent Items (Skickat), välja mejlet och sedan navigera till Actions > Recall This Message.
Observera att denna funktion:
- Endast finns i Outlook skrivbordsversionen (inte i webben).
- Kräver ett Exchange-konto eller organisationsbehörighet.
Om mottagaren inte har öppnat mejlet kan du:
- Radera mejlet från deras inkorg
- Eller ersätta det med en uppdaterad version
Återkallningen fungerar inte om:
- Mottagaren redan har öppnat mejlet
- Mottagaren använder en annan e-posttjänst
- Mottagaren är utanför din organisation
- Kontot använder POP eller MAPI-protokoll
Nu när du känner till de viktigaste punkterna kan vi gå vidare till hur du ångrar ett mejl i Outlook.
Aktivera “Unsend” i Outlook (Windows)
- Klicka på ikonen med tre punkter nära din profilbild och välj Settings.
- Klicka på View all Outlook settings längst ner i snabbinställningarna.
- Gå till fliken Compose and reply under Email i sidomenyn.
- Scrolla ner till Undo send.
- Justera reglaget för att välja hur många sekunder du vill kunna ångra (upp till 10 sekunder).
- Spara inställningarna och testa genom att skicka ett testmejl.
När meddelandet “Sending” visas kan du klicka på Undo i nedre vänstra hörnet för att stoppa mejlet.
Aktivera “Unsend” i Outlook (Mac)
I macOS kan du ångra ett mejl upp till 20 sekunder efter att det skickats.
- Öppna Outlook och klicka på Outlook i menyraden.
- Välj Preferences.
- Gå till Composing under Email.
- Använd plus-ikonen för att ställa in tidsperioden för Undo Send.
När du skickar ett mejl visas ett “Sending…”-meddelande där du kan klicka på Undo inom den valda tidsramen.
Återkalla mejl i Outlook Desktop
Outlook för Windows erbjuder en återkallningsfunktion som gör det möjligt att hämta och redigera ett mejl upp till 120 minuter efter att det skickats.
För att detta ska fungera måste:
- Du använda Microsoft 365 eller Outlook.com
- Du och mottagaren vara på samma Microsoft Exchange-server
- Ni tillhöra samma organisation
- Mottagaren öppna återkallningsbegäran i Outlook Desktop
Det fungerar inte för mejl skickade till exempelvis Gmail eller Yahoo Mail.
Ångra ett mejl som skickats till fel person
Om du skickade ett mejl till fel person kan du göra så här:
- Öppna Outlook och gå till Sent Items.
- Dubbelklicka på mejlet du vill återkalla.
- Klicka på File i menyn.
- Välj Info i sidomenyn.
- Scrolla till Message Resend and Recall.
- Klicka på Resend or Recall.
- Välj Recall This Message.
- Välj Delete unread copies of this message.
- Markera alternativet för att få en notifikation om återkallningen lyckas eller misslyckas.
- Klicka på OK.
Om mottagaren använder Microsoft 365 eller Exchange inom samma organisation tas mejlet bort från deras inkorg.
Du kan även välja Delete unread copies and replace with a new message för att redigera och skicka en uppdaterad version.
Kontrollera status för återkallning
För att kontrollera om återkallningen lyckades:
- Gå till Sent Items.
- Hitta det återkallade mejlet.
- Om du aktiverade notifikationer visas Recall Success eller Recall Failure i ämnesraden.
- Klicka på Tracking högst upp i mejlet.
Här kan du se om återkallningen lyckades eller misslyckades för varje mottagare.
Skapa fördröjning för framtida mejl
För att undvika misstag kan du skapa en regel som fördröjer skickandet av mejl.
- Klicka på File i Outlook.
- Välj Manage Rules & Alerts.
- Klicka på New Rule.
- Välj Apply rule on messages I send.
- Klicka Next.
- Markera defer delivery by several minutes.
- Ange hur många minuter du vill fördröja mejlet (upp till 120 minuter).
- Klicka Next och sedan Finish.
Detta ger dig extra tid att granska och ändra mejl innan de skickas.
Sammanfattning
Genom att använda funktionerna Recall och Unsend i Outlook kan du undvika många e-postmisstag. Dessutom kan du skapa en fördröjning vid skickning, vilket ger dig tid att kontrollera mejlet innan det når mottagaren. Med dessa verktyg kan du förbättra din e-posthantering och minska risken för misstag i Microsoft Outlook.
Om du fortfarande har frågor om hur du ångrar ett mejl i Outlook, kan du kontakta en expert för ytterligare hjälp.
Vanliga frågor (FAQ)
1. Kan jag hämta tillbaka ett mejl som skickats till fel person i Outlook?
Ja, men endast om både du och mottagaren använder Outlook och har Microsoft 365 eller Exchange inom samma organisation. Mottagaren får inte ha öppnat mejlet.
2. Vad händer om mottagaren redan har öppnat mejlet?
Återkallningen misslyckas om mottagaren redan har läst mejlet.
3. Kan jag återkalla ett mejl som skickats utanför min organisation?
Nej, Outlooks återkallningsfunktion fungerar endast inom samma organisation.
4. Kan jag fördröja skickandet av mejl i Outlook?
Ja, du kan skapa en regel som fördröjer leveransen av mejl i upp till 120 minuter.
5. Vad händer om mottagarens konto automatiskt vidarebefordrar mejl?
Om mottagarens konto har regler för vidarebefordran eller filtrering kan återkallningen misslyckas och mejlet kan ligga kvar i inkorgen.