Idag har det blivit viktigt att säkra e-postmeddelanden på grund av ökningen av cyberbrottslighet. Sekretessen för ett e-postmeddelande kan skyddas genom att kryptera det. Att lära sig kryptera e-post i Outlook gör meddelandet endast avläsbart för mottagaren. De har en privat nyckel som motsvarar den publika nyckeln som används för att kryptera e-postmeddelandet.
Outlook stöder S/MIME-kryptering och Microsoft 365 Message Encryption. Bilagor krypteras också, och läsarna kan visa dem i webbläsaren. Outlook använder Transport Layer Security eller TLS för att kryptera anslutningen med mottagarens e-postleverantör. Fortsätt läsa för att lära dig allt om att kryptera e-postmeddelanden i Outlook.
Alternativ för att kryptera meddelanden i Outlook i MS 365 Family-prenumerationen
Microsoft Outlook erbjuder olika typer av kryptering. Dessa alternativ är tillgängliga för Outlook-användare med en Microsoft 365 Personal-prenumeration eller en Microsoft 365 Family-prenumeration.
- Kryptera – E-postmeddelandet är krypterat och lämnar inte Microsoft 365. De som har Microsoft 365- och Outlook.com -konton kan ladda ner bilagor från Outlook.com och dess mobilappar utan kryptering. Om du använder en annan e-postklient bör du dock använda ett tillfälligt lösenord för att ladda ner bilagor.
- Kryptera och förhindra vidarebefordran – E-postmeddelandet förblir krypterat i Microsoft 365. Du kan inte vidarebefordra eller kopiera e-postmeddelandet. Office-bilagor som Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint eller Microsoft Word förblir krypterade efter nedladdningen. Bilagor i format som bild- eller PDF-filer behöver dock inte krypteras för att laddas ner.
- Obegränsad – Detta är det osäkra e-postformatet, vilket är standardformatet.
- Konfidentiellt – Den här typen av kryptering begränsar åtkomsten till de som har ett godkänt e-postkonto.
Alternativ för att kryptera innehåll och bilagor för utgående meddelanden i Outlook
Att kryptera ett e-postmeddelande omvandlar det från läsbar vanlig text till oläslig chiffertext. Du kan bara dechiffrera meddelandet om du har en privat nyckel som motsvarar den publika nyckeln som används för att kryptera e-postmeddelandet. Om du inte har nyckeln kommer du att fortsätta se den förvrängda chiffertexten.
Det finns två typer av krypteringsalternativ i Outlook för Microsoft 365, Outlook 2021, 2019, 2016, 2013 och 2010. Dessa inkluderar följande.
- S/MIME-kryptering – För den här typen av kryptering måste mottagaren och avsändaren ha ett e-postprogram som är kompatibelt med S/MIME-standarden.
- Microsoft 365 Message Encryption – För att använda den här prenumerationen måste du ha Microsoft 365 Message Encryption. Det finns i Office 365 Enterprise E3-licensen.
Att komma ihåg innan du lösenordsskyddar en bilaga i Outlook
För att veta hur man krypterar e-post i Outlook i de nyare versionerna med S/MIME måste du ha ett digitalt ID för Outlook. Microsoft rekommenderar att du skaffar ett digitalt ID som utfärdas av en oberoende certifieringsutfärdare. Om din organisation har policyer som kräver att du följer andra procedurer, kontakta din nätverksadministratör.
Dessa ID:n kan inte bara användas för att lösenordsskydda bilagor i Outlook , utan även dokument från program som Microsoft Access, Word, PowerPoint, Word och OneNote.
Följ sedan den här processen för att konfigurera certifikatet i Outlook.
- I Outlook, gå under ” Arkiv “-menyn.
- Välj ” Alternativ ” följt av ” Säkerhetscenter “.
- Välj ” Inställningar för säkerhetscenter “.
- Välj ” E-postsäkerhet ” i den vänstra rutan.
- Välj ” Inställningar ” under ” Krypterad e-post “.
- Gå till ” Certifikat och algoritmer ” nedan.
- Tryck på ” Välj ” och välj ” S/MIME-certifikat “.
- Välj ” OK “.
Processen för kryptering med S/MIME för Office Insider med Microsoft 365-prenumeration
Stegen som Office Insider-användare med MS 365-prenumeration bör följa för att kryptera ett meddelande är följande.
- I ett e-postmeddelande väljer du ” Alternativ “.
- Välj ” Kryptera ” följt av ” Kryptera med S/MIME “.
- Om du har installerat S/MIME-certifikatet på din dator kommer du att se ” Kryptera med S/MIME “.
Processen för kryptering med S/MIME för Outlook 2019 och 2016
- Öppna ett e-postmeddelande.
- Välj ” Alternativ “.
- Välj sedan ” Behörigheter “.
Efter dessa steg kan användare av alla Outlook-program skriva sina e-postmeddelanden och välja ” Skicka “.
Krypteringsprocessen med Microsoft 365 Message Encryption
Microsoft 365-prenumeranter bör följa dessa punkter för att kryptera med MS 365-meddelandekryptering.
- Välj ” Alternativ ” i ett e-postmeddelande.
- Välj nu ” Kryptera “.
- Välj krypteringen med de begränsningar du vill tillämpa. Detta kan vara ” Endast kryptera ” eller ” Vidarebefordra inte “.
- Observera att funktionen ” Endast kryptering ” är för användare av
- appar för företag som använder Exchange Online.
- Outlook 2019- och 2016-användare bör välja ” Alternativ ” i ett e-postmeddelande.
- Välj sedan ” Behörigheter “.
- Välj krypteringsalternativet med de begränsningar du vill tillämpa.
Hur man skickar ett lösenordsskyddat e-postmeddelande i Outlook
Du kan kryptera ett enskilt eller alla utgående meddelanden. Så här gör du.
1. Lösenordsskyddar ett enskilt meddelande
- Tryck på ” Arkiv ” i e-postmeddelandet du skriver.
- Välj nu ” Egenskaper “.
- Härifrån trycker du på ” Säkerhetsinställningar “.
- Markera sedan rutan ” Kryptera meddelandets innehåll och bilagor “.
- Skriv nu din e-postadress och tryck på ” Skicka “.
2. Lösenordsskyddar alla utgående e-postmeddelanden
Du kan kryptera innehåll och bilagor för utgående meddelanden som standard. Dina mottagare bör dock ha sina digitala ID:n. Det gör det möjligt för dem att visa eller avkoda ditt e-postmeddelande.
- Gå till fliken ‘ Arkiv ‘.
- Här väljer du ” Alternativ “.
- I rullgardinsmenyn väljer du ” Säkerhetscenter ” följt av ” Inställningar för säkerhetscenter “.
- Gå till ” Krypterad e-post ” under fliken ” E-postsäkerhet “.
- Markera ” Kryptera innehåll och bilagor för utgående meddelanden “.
- Om du vill ändra fler inställningar trycker du på ” Inställningar “.
- Här väljer du ett specifikt certifikat.
Några saker att notera om kryptera-knappen i Outlook
En vanlig fråga när man säkrar e-postmeddelanden i Outlook gäller knappen “kryptera”. Många användare tycker att kryptera-knappen saknas i Outlook . Men det beror på den nya Office-uppdateringen. Den här nya funktionen är tillgänglig för Microsoft 365-prenumeranter på Windows Desktop-klienter. Ändringarna i kryptera-knappen är följande:
- Tidigare fanns knappen ” Behörigheter “. Detta är den nya knappen ” Kryptera “.
- Krypteringsknappen har både S/MIME- och IRM-krypteringsalternativ.
- S/MIME-alternativet kommer dock bara att synas om du konfigurerar S/MIME-certifikatet i Outlook. Annars hittar du inte krypteringsknappen och klagar på att den saknas.
Hur man skickar krypterad e-post i Outlook Web App
Om du skriver e-postmeddelanden i Office 365 är det enkelt att kryptera dem med hjälp av Outlook-webbappar. Här är processen att följa.
- Börja med att skriva ett nytt e-postmeddelande.
- Hitta knappen ” Kryptera “.
- När du hittar och trycker på den här knappen krypteras din Outlook-e-post.
- Använd knappen ” Ändra behörigheter ” för att ändra krypteringsinställningarna.
- Nu kan du välja krypteringspolicy för din e-post i Outlook-webbappen i det nya popup-fönstret.
- Enligt din kryptering är din e-post nu krypterad och säker i Outlook-webbappen.
- Det är allt; den här krypteringsproceduren är väldigt lik den klassiska Outlook-webbappen.
Om du vill ha hjälp, kontakta experterna. Om du har problem med Outlook kan du alltid kontakta en Outlook-expert från Outlook Sverige för hjälp.