Ingen vill skriva ut svar på e-postmeddelanden som är likadana om och om igen. Det är här du kan ta hjälp av en Outlook-e-postmall. Dessa mallar kan användas för att skicka meddelanden med data som inte ändras från meddelande till meddelande. För att lära dig hur du skapar en e-postmall i Outlook behöver du bara skapa ett nytt e-postmeddelande, skriva ut ditt meddelande och spara det som en Outlook-mall.
Alla dessa mallar sparas på en specifik plats på C-enheten. Mallar är enkla att skapa på datorn och i Outlook på webben . Du kan också använda olika funktioner i den här e-postklienten för att svara på upprepade e-postmeddelanden.
Vad är en e-postmall i Outlook
E-postmallar i Outlook-e-postklienten är dokument med specifika detaljer. De kan till exempel ha en specifik meddelandetext och formatering. Denna information behöver inte ändras i andra meddelanden. Dessa dokument finns i alla Outlook-versioner.
Med e-postmallar för Outlook slipper du besväret med att skapa samma typ av e-postmeddelanden upprepade gånger. Du kan skapa e-postmeddelanden med hjälp av mallarna med små justeringar. Så det finns ingen anledning att skriva nya e-postmeddelanden varje gång. Det är särskilt bra för företag som använder e-postmarknadsföring som sin marknadsföringskampanj.
Mallarna har som standard filändelsen OFT. Det betyder att när du sparar e-postmallen i Outlook på din enhet kommer den att sparas med denna filändelse.
Skapa e-postmallar i Outlook Desktop och Microsoft 365
Du kan skapa meddelandemallar i Outlook för att skicka e-postmeddelanden som innehåller data som inte ändras i stor utsträckning. När du har skapat en mall sparar du den och använder den närhelst behov uppstår.
Mallen är anpassningsbar. Så du kan lägga till ny data innan du skickar den som ett meddelande.
- Tryck på ” Nytt e-postmeddelande ” på hemmenyn.
- Ange den information du vill ha i e-postmeddelandets brödtext.
- Tryck nu på ” Arkiv ” i meddelandefönstret och välj alternativet ” Spara som “.
- Rutan Spara som visas.
- Tryck på ” Outlook-mall ” i listan Spara som typ.
- Ange nu mallens namn i rutan ” Filnamn “.
- Tryck slutligen på ” Spara “.
- Din mall kommer att sparas på den här platsen:
c:\användare\användarnamn\appdata\roaming\microsoft\mallar
Användbara tips för att skapa e-postmallar i Outlook
Outlook Web App gör det väldigt enkelt att skapa e-postmallar. Använd dessa tips för att skapa en.
- Logga in i Outlook.
- Välj nu alternativet ” Nytt meddelande ” längst upp till vänster i fönstret .
- Längst ner i redigeringsrutan för nytt e-postmeddelande ser du knapparna ” Skicka ” och ” Ignorera “.
- Tryck på de tre horisontella punkterna bredvid dessa knappar.
- Välj nu alternativet ” Mina mallar ” från menyn .
- Du kommer att se en lista med färdiga mallar. De kommer att finnas i fönstrets högra del.
- Tryck på knappen ‘ + Mall ‘.
- Ange nu mallens titel och skriv ditt meddelande.
- När du är klar trycker du på alternativet ” Spara “.
Infoga och använd Outlook -e-postmallar i Outlook på webben och skrivbordet
I Outlook på webben är det väldigt enkelt att hitta och infoga mallar. Gå bara till Outlook på webben och skapa ett nytt e-postmeddelande. Tryck på de tre horisontella punkterna och välj alternativet ” Mina mallar “. Tryck på en mall i listan som du vill använda. Mallen visas som ett svar. Till sist trycker du bara på knappen ” Skicka “.
I Outlook-skrivbordsappen kan du infoga e-postmallar och använda dem för att skicka meddelanden på följande sätt:
- Öppna skrivbordsprogrammet för Outlook.
- Längst upp till vänster väljer du alternativet ” Nya objekt “.
- Välj nu ” Fler objekt “.
- Välj sedan ” Välj formulär “.
- Listrutan Titta i visas.
- Välj ‘ Användarmallar’ i filsystemet .
- Välj en mall och tryck på ” OK “.
- Redigera meddelandet och lägg till de mottagare som behövs.
- Tryck till sist på ” Skicka “.
- Kom ihåg att mallar i Outlook-skrivbordsappen bara kan användas när du skriver ett nytt e-postmeddelande, inte när du svarar.
Hur redigerar man e-postmallar i Outlook ?
På Outlook-webbplatsen kan du redigera dina mallar. Följ dessa anvisningar för att göra det.
- Öppna ett e-postmeddelande.
- Tryck nu på knappen ‘ … ‘. Den kommer att finnas längst ner.
- Välj sedan ” Mina mallar ” från menyn som visas.
- Håll markören över mallen. De två alternativen visas till höger.
- Tryck på symbolen ” Redigera “, som ser ut som en penna.
- Det var allt. Du kan nu redigera mallen efter dina behov.
Skapa en genväg för din mall
Du kan använda Outlook-menyfliksområdet för att lägga till en genväg för dina mallar i Outlook. Här är stegen för att lägga till en genväg.
- Klicka först på ” Arkiv ” i Outlook.
- Välj nu ” Alternativ “.
- Välj sedan ” Anpassa menyfliksområdet “.
- Tryck nu på ikonen ” Ny grupp “.
- Du kan nu välja ” Byt namn “.
- Ge mallen ett namn.
- När du har skrivit det trycker du på ” OK “.
- Välj ” Alla kommandon “. Det finns i fälten ” Välj kommandon från “.
- Välj nu alternativet ” Välj formulär “.
- Tryck på ” Lägg till “.
- Spara dessa ändringar genom att klicka på ” OK “.
- Ett fönster ” Välj formulär ” visas på skärmen.
- Tryck på nedåtpilen .
- Välj nu ” Användarmallar i filsystemet “.
- Välj din mall.
OBSERVERA : Du kan använda verktygsfältet Snabbåtkomst för detta ändamål. Detta kan också anpassas genom stegen ovan.
Andra Outlook-funktioner för att svara på e-postmeddelanden snabbt
Det finns olika funktioner i Outlook som hjälper dig att svara på frekventa och upprepade e-postmeddelanden. Du kan använda Quick Parts för att snabbt lägga till i ett e-postmeddelande, en mötesförfrågan eller ett möte. Dessa skiljer sig från .oft eller mallarna som beskrivs ovan eftersom de huvudsakligen är små utdrag av innehåll som du kan återanvända.
1. Snabba delar
Quick Parts är en ersättning för AutoText som var en del av Outlook 2003 och tidigare versioner. Men AutoText har inte tagits bort helt. Det finns bara i ett annat galleri.
Följ dessa punkter för att skapa ett Quick Parts-föremål.
- För att spara en text som du har skrivit i Outlook som ett snabbvalsobjekt, markera texten.
- Tryck nu på ” Infoga ” i Outlook-menyraden.
- I undermenyn som öppnas trycker du på alternativet ” Sms “.
- Detta blir en ny meny med alternativet ” Snabbdelar” .
- Tryck på den följt av ” Spara val i snabbdelsgalleriet “.
- Nu har din text sparats som ett Quick Parts-objekt.
- Använd den genom att skriva ut filnamnet och trycka på ‘ F3′ .
- När du trycker på F3 ersätts filnamnet med hela kodavsnittet.
OBSERVERA : Förutom att skriva filnamnet och trycka på F3 kan du skriva en del av innehållet i snabbmenyn. Det kommer att föreslå det aktuella objektet, och du behöver bara trycka på Enter.
2. Snabba steg
Snabbsteg möjliggör olika åtgärder med ett kommando. En av dessa åtgärder kan vara att skapa ett e-postmeddelande enligt en mall eller svara via en mall. Du kan också konfigurera dessa genvägar så att de automatiskt fyller i fälten Kopia, Till, Hemlig kopia och Ämne. Använd den här proceduren för att skapa e-postmallar med deras steg.
- I rutan Snabbsteg trycker du på knappen ” Skapa ny “.
- Välj antingen ” Svara “, ” Nytt meddelande ” , ” Vidarebefordra ” eller ” Svara alla “.
- Ange mallens text i redigeringsfönstret.
- Ställ in andra alternativ som du vill ha.
- Ange ett namn för din mall.
- Du kan också tilldela en fördefinierad genvägstangent till mallen om du vill.
- När det är klart visas snabbsteget i galleriet. Tryck på det för att utföra åtgärderna.
Om du vill ha hjälp, kontakta experterna. Om du har problem med Outlook kan du alltid kontakta en Outlook-expert från Outlook Sverige för hjälp.